DOCUMENTS & ADMINISTRATION — COLLECTE, CLASSEMENT ET PRÉPARATION
VOS DOCUMENTS.
BIEN RANGÉS.
HARI TAFITA
VOTRE INTERLOCUTEUR DIRECT
Je structure la collecte, le classement et la préparation de vos documents pour retrouver les informations utiles et éviter les ressaisies. Les contrôles importants restent identifiés.
01 / LES SCÉNARIOS
DU DOCUMENT.
À L’INFO UTILE.
Six scénarios pour transformer des fichiers dispersés en dossiers et informations exploitables.
01 / COLLECTE DES PIÈCES
Des pièces jointes.
Un point d’entrée.
DÉPARTUn document arrive par e-mail ou via un formulaire.
SCÉNARIOLe fichier est récupéré dans l’espace prévu, associé au bon dossier et signalé à la personne concernée.
RÉSULTATUne réception structurée, plus facile à suivre.
02 / EXTRACTION DE DONNÉES
Un fichier.
Des champs utiles.
DÉPARTUn PDF ou une image doit être traité.
SCÉNARIOLes données convenues sont extraites et préparées dans un tableau. Les champs incertains sont présentés pour contrôle.
RÉSULTATDes informations exploitables après les vérifications prévues.
03 / CLASSEMENT
Un nom clair.
Le bon dossier.
DÉPARTUn document a été identifié.
SCÉNARIOLe nom, la destination et les repères de classement suivent vos règles : projet, date, client ou type de pièce.
RÉSULTATDes fichiers rangés selon une logique connue.
04 / PIÈCES MANQUANTES
Un dossier.
Une liste à compléter.
DÉPARTVous rassemblez plusieurs pièces pour un dossier.
SCÉNARIOLes documents reçus sont comparés à la liste attendue et les pièces encore nécessaires sont signalées.
RÉSULTATUne vue claire de ce qui est prêt et de ce qui manque.
05 / PRÉPARATION DE DOCUMENTS
Des informations.
Un brouillon prêt.
DÉPARTLes données utiles d’un dossier sont disponibles.
SCÉNARIOUn modèle de document est prérempli selon les champs et les règles convenus. Vous relisez avant utilisation.
RÉSULTATUn document préparé, soumis à votre validation.
06 / VERSIONS & VALIDATION
La bonne version.
Au bon moment.
DÉPARTUn document est corrigé ou doit être approuvé.
SCÉNARIOLe statut, la version de référence et la prochaine validation sont regroupés dans le suivi du dossier.
RÉSULTATDes repères partagés pour utiliser la version retenue.
L’INFO UTILE.
AU BON ENDROIT.
Une information que l’on retrouve, des dossiers plus lisibles et des étapes de traitement mieux organisées.
02 / L’ACCOMPAGNEMENT
ON CADRE.
ON CONSTRUIT.
Nous partons de vos types de documents, de vos règles de classement et des informations que vous voulez pouvoir utiliser.
01
VOS DOCUMENTS.
Les formats, les sources, les champs utiles et les règles d’accès.
02
VOS CONTRÔLES.
Les extractions, les validations et les cas à examiner sont définis avant la mise en place.
03
VOTRE ORGANISATION.
Les traitements sont testés sur des exemples et le fonctionnement est expliqué.
CE QUE VOUS RECEVEZ
Selon la mission : un circuit documentaire configuré, des règles de classement, des champs structurés et des repères de contrôle. Les accès et le suivi sont précisés au devis.
03 / EN PRATIQUE
QUESTIONS
UTILES.
L’extraction est-elle toujours exacte ?
Les formats et la qualité des documents influencent le résultat. Nous testons sur vos exemples et définissons les champs à contrôler avant utilisation.
Qui accède aux documents ?
Les espaces, les personnes autorisées et les outils impliqués sont identifiés avant la mise en place. Le scénario suit le périmètre convenu.
Cela remplace-t-il une validation administrative ?
Le scénario prépare et organise les informations. Les validations nécessaires à votre activité restent clairement définies.
04 / LE PREMIER ÉCHANGE
ON PARLE
DE VOS DOSSIERS ?
Indiquez-moi les documents que vous traitez
et ce que vous voulez en faire.